Coraz więcej firm ogranicza papierową dokumentację, jednak całkowita cyfryzacja nadal nie jest w Polsce standardem. Z raportu „Efektywność cyfryzacji w sektorze MŚP”, przygotowanego przez Comarch i PMR, wynika, że tylko co 3. firma ma w pełni zdigitalizowany obieg dokumentów. Pozostałe przedsiębiorstwa wciąż korzystają w dużej mierze z dokumentacji papierowej, którą trzeba odpowiednio przechowywać, a po upływie wymaganego terminu bezpiecznie zniszczyć. Jak długo można przechowywać poszczególne kategorie dokumentów? Sprawdź, jakie terminy obowiązują w przypadku różnych rodzajów dokumentacji.
Dlaczego trzeba przestrzegać terminów przechowywania dokumentów?
Okres przechowywania dokumentów nie jest wyłącznie kwestią organizacji pracy. Przedsiębiorca ma obowiązek zachować określone dokumenty przez czas wskazany w przepisach, co wynika m.in. z:
- przepisów podatkowych i rachunkowych;
- Kodeksu pracy;
- przepisów dotyczących ubezpieczeń społecznych.
Obowiązek ten obejmuje księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty, dokumentację pracowniczą oraz dokumenty dotyczące ubezpieczeń społecznych. Okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentacji i może wynosić od kilku do nawet kilkudziesięciu lat.
Odpowiednie przechowywanie dokumentów jest ważne także dlatego, że firma może potrzebować ich po kilku latach, np. podczas kontroli albo w celu potwierdzenia prawidłowości wcześniejszych rozliczeń. Dokumentację należy więc uporządkować i dobrze zabezpieczyć przed zagubieniem, uszkodzeniem czy dostępem osób nieupoważnionych. Po upływie wymaganego okresu przechowywania można natomiast zadbać o jej bezpieczne zniszczenie.
Jak długo przechowywać dokumenty przed zniszczeniem? Podział według rodzaju dokumentacji
Przepisy nie zakładają jednego konkretnego terminu, który obowiązywałby dla wszystkich dokumentów firmowych. Okres ten zależy przede wszystkim od:
- rodzaju dokumentacji;
- celu jej przechowywania;
- przepisów regulujących daną dziedzinę.
Warto też zwrócić uwagę na sposób liczenia poszczególnych okresów. W niektórych przypadkach termin liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, natomiast w innych – od początku kolejnego roku obrotowego, ustania stosunku pracy albo dokonania ostatniego wpisu w dokumentacji.
Dokumentacja podatkowa
Zgodnie z Ordynacją podatkową zobowiązanie podatkowe przedawnia się co do zasady po 5 latach, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je oraz związane z nimi dokumenty do czasu upływu tego okresu.
Do tej kategorii zaliczają się m.in.:
- faktury sprzedażowe i zakupowe;
- rachunki i paragony fiskalne;
- deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT);
- księgi podatkowe i związane z nimi dokumenty.
Dokumentów dotyczących środków trwałych nie należy natomiast niszczyć wyłącznie na podstawie daty wystawienia. Przy ustalaniu terminu trzeba uwzględnić sposób rozliczenia danego środka trwałego oraz to, jak długo dokument może być potrzebny do celów podatkowych.
Dokumentacja księgowa i rachunkowa
Ustawa o rachunkowości określa różne okresy przechowywania dokumentacji księgowej i rachunkowej. Księgi rachunkowe należy przechowywać przez co najmniej 5 lat, podobnie jak zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe (co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zostały zatwierdzone).
W przypadku pozostałych dokumentów termin zależy od ich rodzaju. Przepisy wskazują m.in., że:
- dokumenty inwentaryzacyjne – należy przechowywać przez 5 lat;
- karty wynagrodzeń pracowników lub ich odpowiedniki – przez okres wymagany przepisami emerytalnymi, rentowymi i podatkowymi, nie krócej jednak niż 5 lat;
- dokumentacja dotycząca rękojmi i reklamacji – przez rok po upływie rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – przez 5 lat.
Osobne zasady dotyczą dokumentów związanych m.in. ze środkami trwałymi w budowie, pożyczkami, kredytami, umowami handlowymi oraz określonymi roszczeniami. W ich przypadku 5-letni okres liczy się od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje lub postępowania zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.
Akta osobowe i dokumentacja pracownicza
Dokumentację pracowniczą trzeba przechowywać przez cały okres zatrudnienia, a następnie przez określony czas po ustaniu stosunku pracy. Podstawowy termin wynosi obecnie 10 lat, ale w przypadku starszych stosunków pracy może to być nawet 50 lat. O tym, jak długo należy przechowywać dokumentację, decyduje przede wszystkim data nawiązania stosunku pracy oraz to, czy pracodawca przekazał do ZUS raport informacyjny ZUS RIA.
- Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – dokumentację pracowniczą należy przechowywać przez 50 lat od ustania stosunku pracy.
- Pracownicy zatrudnieni w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r. – co do zasady dokumentację przechowuje się przez 50 lat. Okres ten można skrócić do 10 lat, jeśli pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW i przekazał raport informacyjny ZUS RIA. W takim przypadku 10-letni okres liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym raport został złożony.
- Pracownicy zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r. – dokumentację przechowuje się przez 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał.
Co ważne, dokumentacja pracownicza obejmuje nie tylko akta osobowe, ale również dokumenty związane ze stosunkiem pracy, m.in. dotyczące przebiegu zatrudnienia, czasu pracy czy wynagrodzenia. Pracodawca powinien przechowywać ją w warunkach zapewniających poufność, integralność i kompletność dokumentów oraz chroniących je przed uszkodzeniem lub zniszczeniem.
Dokumentacja medyczna
Placówki medyczne, gabinety lekarskie i stomatologiczne, przychodnie oraz szpitale co do zasady przechowują dokumentację medyczną pacjentów przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Przepisy przewidują jednak kilka wyjątków:
- 30 lat – dokumentacja dotycząca zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia oraz dokumentacja zawierająca dane potrzebne do monitorowania losów krwi i jej składników;
- 10 lat – zdjęcia rentgenowskie przechowywane poza dokumentacją medyczną pacjenta;
- 5 lat – skierowania na badania lub zlecenia lekarza, licząc od końca roku, w którym udzielono świadczenia, którego dotyczyły;
- 2 lata – w przypadku gdy świadczenie nie zostało udzielone z powodu niezgłoszenia się pacjenta w ustalonym terminie, licząc od końca roku, w którym wystawiono skierowanie (chyba że pacjent je odebrał);
- 22 lata – dokumentacja medyczna dotycząca dzieci do ukończenia 2. roku życia.
Po upływie wymaganego okresu dokumentacja medyczna powinna zostać zniszczona w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta.
Umowy cywilnoprawne i handlowe
W przypadku umów cywilnoprawnych i handlowych nie ma jednego ustawowego terminu, przez który trzeba przechowywać każdą umowę. Przy jego ustalaniu warto uwzględnić przede wszystkim okres przedawnienia roszczeń, które mogą wynikać z wykonania umowy.
Zgodnie z Kodeksem cywilnym:
- podstawowy termin przedawnienia wynosi 6 lat;
- dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej oraz roszczeń o świadczenia okresowe wynosi 3 lata;
- w przypadku niektórych roszczeń obowiązują krótsze terminy. Przykładowo roszczenia z umowy sprzedaży w zakresie działalności przedsiębiorstwa sprzedawcy oraz roszczenia z umowy o dzieło przedawniają się po 2 latach.
Dokumentacja BHP i wypadkowa
W przypadku dokumentacji związanej z bezpieczeństwem i higieną pracy okres przechowywania zależy od rodzaju dokumentu. Dokumentację powypadkową należy przechowywać przez 10 lat. Dotyczy to m.in. protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy oraz pozostałych dokumentów dotyczących danego zdarzenia. Pracodawca ma również obowiązek prowadzić rejestr wypadków przy pracy.
Pozostałe dokumenty BHP, takie jak orzeczenia lekarskie, skierowania na badania czy dokumenty potwierdzające szkolenia BHP, przechowuje się jako część dokumentacji pracowniczej. W ich przypadku stosuje się więc okresy właściwe dla dokumentacji pracowniczej, zależne m.in. od daty nawiązania stosunku pracy.
Dokumentacja ZUS i ubezpieczeniowa
Płatnik składek ma obowiązek przechowywać kopie deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących przez 5 lat od dnia ich przekazania do ZUS. Dotyczy to m.in. dokumentów ZUS DRA, ZUS RCA i ZUS RSA. Nieco inne zasady dotyczą dokumentów związanych z zatrudnieniem i wynagrodzeniem pracowników. Jeżeli stanowią one część dokumentacji pracowniczej, należy stosować okresy przechowywania właściwe dla tej dokumentacji, czyli 10 lub 50 lat w zależności od daty nawiązania stosunku pracy i spełnienia określonych warunków.
Jak bezpiecznie zniszczyć dokumenty po upływie terminu przechowywania?
Upłynięcie ustawowego terminu przechowywania nie oznacza, że dokumenty można wyrzucić do kosza czy przekazać na makulaturę. Wiele z nich zawiera dane osobowe, informacje finansowe, dane medyczne czy inne poufne informacje. Ich niewłaściwe zabezpieczenie może doprowadzić do ujawnienia danych osobom nieupoważnionym.
Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) wskazuje, że dokumenty zawierające dane osobowe należy niszczyć w sposób uniemożliwiający odtworzenie ich treści. W przypadku większej ilości dokumentów warto powierzyć ich zniszczenie wyspecjalizowanej firmie. Powinna ona zapewnić odpowiednie zabezpieczenie materiałów podczas odbioru i transportu oraz potwierdzić wykonanie usługi.
Przy wyborze firmy warto zwrócić uwagę na:
- sposób niszczenia – powinien uniemożliwiać odtworzenie zawartych w dokumentach treści;
- zabezpieczenie dokumentów – osoby nieupoważnione nie powinny mieć dostępu do dokumentacji podczas odbioru, transportu ani przechowywania;
- potwierdzenie wykonania usługi – protokół lub certyfikat zniszczenia pozwala udokumentować, że dokumentacja została przekazana do zniszczenia;
- stosowane standardy – warto sprawdzić, czy firma korzysta z rozwiązań zgodnych z normą DIN 66399, która określa wymagania dotyczące bezpiecznego niszczenia informacji.
KLIKNIJ I SPRAWDŹ OFERTĘ
W FOREST Gospodarka Odpadami od wielu lat zajmujemy się profesjonalnym niszczeniem dokumentów dla firm i instytucji na Śląsku. Z naszych usług korzystają m.in. przedsiębiorstwa i instytucje, w tym szpitale, przychodnie, biura rachunkowe, zakłady produkcyjne i hurtownie. Dokumenty odbieramy bezpośrednio od klienta, a dostęp do nich mają wyłącznie przeszkoleni pracownicy. Po odbiorze dokumentacja jest ważona i rejestrowana, a po zakończeniu procesu klient otrzymuje certyfikat potwierdzający jej zniszczenie.
Jeśli potrzebujesz jednorazowo uporządkować firmowe archiwum lub szukasz sprawdzonego rozwiązania do regularnego odbioru dokumentów, skontaktuj się z nami i zapytaj o możliwość odbioru oraz bezpiecznego niszczenia dokumentacji.
