O czym mówi nowe rozporządzenie RODO?
Według najnowszej wersji rozporządzenia Ustawy o Ochronie Danych Osobowych (RODO), aby skrupulatnie zachowywać poufność danych, trzeba wykonać dwa kroki: po pierwsze należy usunąć dane osobowe, które znalazły się w elektronicznej bazie danych. Informację mogą znajdować się więc na rozmaitych nośnikach i w pamięci komputerów. Drugą, namacalną formą, na której znajdują się liczne informacje wraz z danymi osobowymi, są: umowy, kontrakty, wypisy ze szpitali oraz informacje medyczne, dokumenty prawne i sądowe, akta, pisma administracyjne i inne.
Gdzie znajdują się poufne dane osobowe? Czyli skąd należy usunąć informacje zgodnie z RODO
- na dyskach twardych;
- na elektronicznych nośnikach danych;
- na optycznych nośnikach danych;
- na magnetycznych nośnikach danych;
- w informacjach o naturalnym rozmiarze;
- w informacjach, których rozmiar jest pomniejszony.
Jak czytamy w artykule czwartym i punkcie drugim rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych, kroki usuwania danych dotyczą zarówno zbierania, przechowywania, jak i utrwalania danych osobowych. Niszczarka do dokumentów lub niszczarka przemysłowa mogą być niewystarczające, aby pozbyć się zgodnie z prawem wszelkich informacji i dokumentów zawierających poufne dane. Jeżeli zależy nam, aby mieć 100% pewność dotyczącą zutylizowania dokumentów, możemy sięgnąć po pomoc profesjonalnej firmy, zajmującej się niszczeniem pism. Warto przyjrzeć się, czy dana firma posiada rzetelne rekomendacje oraz certyfikaty unijne, potwierdzające kompetencje w zakresie niszczenia danych osobowych. Korzystanie z usług zewnętrznej firmy znacznie odciąży daną placówkę od nadmiaru stresu, ogromu pracy, wielogodzinnego korzystania z niszczarki do papieru i ułatwi poszczególnym strukturom skupić się na najistotniejszych kwestiach.
Prawne regulacje – kto pomoże ich dotrzymać?
Nieprzestrzeganie zasad związanych z nową Ustawą o Ochronie Danych Osobowych jest karalne, a podmioty, które nie spełniają norm prawnych, są obarczone dużymi karami finansowymi. Ustawa nie określa konkretnego sposobu przechowywania i późniejszego niszczenia danych osobowych. Jednak właściwym postępowaniem jest należyta ochrona i późniejsza utylizacja danych. Firma, placówka i każda jednostka, która przechowuje dane osobowe, może spotkać się z bezpośrednią kontrolą, która będzie wymagać przedstawienia zaświadczenia, czy dowodu z procesu niszczenia dokumentów. Jeżeli niszczarka przemysłowa nie sprawdzi się w tym wypadku i chcemy szybko odhaczyć urzędową wizytę, możemy pokazać podczas kontroli wiarygodne certyfikaty, które wystawi firma zajmująca się profesjonalnym niszczeniem dokumentów. Pamiętajmy, że zewnętrzna firma terminowo odbierze odpady i w bezpiecznym, poufnym procesie zniszczy wszelkie dane, potwierdzając to protokołem odbioru i certyfikatem.
Nowe ustawy
Wielkimi krokami zbliżają się przyszłoroczne zmiany w przepisach dotyczące zasad gospodarowania odpadami. Unia Europejska i cały świat dąży do zielonej przemiany, w której gospodarka odpadami odgrywa bardzo istotną rolę. Oprócz nowej zasady Rozszerzonej Odpowiedzialności Producenta oraz idei Gospodarki Obiegu Zamkniętego musimy pamiętać także o regulacjach dotyczących niszczenia innego surowca, jakim jest papierowy dokument lub nośnik z poufnymi danymi osobowymi. Jeżeli szukamy odpowiedniego organu, który zajmie się niszczeniem dokumentów zgodnie z nowymi normami DIN 66399, oddajmy utylizowanie odpadów zaufanym firmom, dla których świat odpadów nie ma tajemnic.
