Efektywne gospodarowanie odpadami może przynieść przedsiębiorstwom wiele korzyści, w tym przede wszystkim zwiększenie ich wydajności, obniżenie kosztów produkcyjnych oraz wdrożenie eko-innowacji w firmie. Z drugiej strony wiąże się to również z dodatkowymi wyzwaniami, jakimi jest m.in. konieczność prowadzenia ewidencji w BDO czy też obowiązek fakturowania. Zwłaszcza ta ostatnia czynność wzbudza ostatnio w przedsiębiorcach sporo wątpliwości, co ma związek z wdrożeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Co to takiego i jak wpłynie na polski system podatkowy?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) – co to takiego i jak działa?
KSeF to ogólnopolski system teleinformatyczny, który stanowi ważny krok ku pełnej cyfryzacji i automatyzacji w obrocie gospodarczym. Jego głównym celem jest umożliwienie podatnikom wystawiania oraz udostępniania faktur ustrukturyzowanych, które pojawią się w miejsce tradycyjnych faktur papierowych oraz elektronicznych. Docelowo faktury ustrukturyzowane wystawione w systemie KSeF mają przyjmować format .xml, który jest w pełni zgodny ze strukturą logiczną e-faktury FA(1).
Na chwilę obecną (wrzesień 2023) korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne (system jest dostępny dla podatników od 1 stycznia 2022 r.), co oznacza, że każdy polski podatnik ma możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych, jednak wciąż może też korzystać z tradycyjnych dokumentów sprzedaży. 9 sierpnia 2023 roku prezydent Andrzej Duda podpisał jednak ustawę wprowadzającą obowiązek fakturowania z wykorzystaniem systemu KSeF od:
- 1 lipca 2024 r. dla czynnych podatników VAT;
- 1 stycznia 2025 r. dla podatników korzystających z przedmiotowego lub podmiotowego zwolnienia VAT.
Co oznacza wprowadzenie obowiązku korzystania z KSeF dla przedsiębiorców?
Chociaż obligatoryjne korzystanie z systemu KSeF zostanie wprowadzone najwcześniej w przyszłym roku, to osoby, które miały już okazję wystawiać faktury przy jego użyciu, mogły zauważyć, z czym będzie się wiązać taka zmiana. Przedsiębiorcy, w tym m.in. firmy gospodarujące odpadami, muszą się liczyć z tym, że KSeF będzie od nich wymagać:
- skrupulatnej weryfikacji faktur – popełnienie nawet drobnego błędu w fakturze ustrukturyzowanej może powodować odrzucenie dokumentu przez system. Co ważne, raz wystawiona i wysłana faktura (nawet z błędem) nie może być anulowana lub wycofana, dlatego szczególnie ważne będzie, by dokładnie weryfikować wszystkie dokumenty przed ich wysłaniem;
- nadania uprawnień do prowadzenia operacji w systemie – faktury w KSeF mogą wystawiać wyłącznie osoby (księgowi, pracownicy administracji, itp.), które mają nadane stosowne uprawnienia, a co za tym idzie – są przeszkolone w zakresie tego typu czynności;
- podania szczegółowych danych w dokumencie.
Co więcej, już teraz wiemy, że za brak korzystania z systemu KSeF w czasie, gdy rozwiązanie to stanie się obowiązkowe dla podatników, będzie wiązało się z określonymi sankcjami. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł wówczas nałożyć na podatnika karę w wysokości 100% kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze lub (w przypadku faktury bez VAT) do 18,7% wysokości kwoty należności kwoty wykazanej w dokumencie.
Jakie korzyści przyniesie obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur?
Chociaż wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur, a tak naprawdę wizja jego obligatoryjności, wiąże się z pewnymi zmianami i wyzwaniami dla przedsiębiorcy, to docelowo ma on poprawić życie podatników. System ten ma objąć wszystkich polskich podatników, co pozwoli na automatyczne generowanie deklaracji podatkowych, bez konieczności wypełniania PIT-u. W efekcie zwrot podatku będzie trafiał szybciej do podatnika, a samo wypełnianie deklaracji podatkowych stanie się szybsze i łatwiejsze.
Co ważne, korzystając z KSeF, przedsiębiorca będzie miał pewność, że dokument trafi do właściwego odbiorcy i będzie dostosowany do standardów obowiązujących we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Format pliku .xml pozwoli także na uniknięcie potencjalnych problemów z odczytem faktur elektronicznych, a wszystkie dokumenty będą zabezpieczone w chmurze, co oznacza, że nie będą mogły się zgubić (z czasem pozwoli to na całkowitą rezygnację z wystawiania duplikatów faktur).
Nie da się ukryć, że uruchomienie Krajowego Systemu e-Faktur to duża rewolucja w polskim systemie podatkowym, która będzie miała duży wpływ na rzeczywistość polskich przedsiębiorców. Warto zatem już teraz, w okresie testowym, powoli zapoznawać się z systemem, by móc lepiej przygotować się do zmian, które na nas czekają.
